Sicherheit und Recht
Was „nicht änderbar“ bei PLD Pro technisch bedeutet, wo Ihre Daten liegen und wer sie sehen kann – so beschrieben, dass Sie es nachprüfen können.
Was das Gesetz verlangt
In Österreich regelt § 132 BAO die Aufbewahrung. Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege sind in der Regel sieben Jahre aufzubewahren. Länger ist die Frist etwa bei Unterlagen zu Grundstücken oder solange ein Verfahren anhängig ist, zum Beispiel eine Betriebsprüfung.
Die Aufbewahrung darf digital erfolgen. Die Belege müssen jedoch vollständig, geordnet und inhaltsgleich mit dem Original bleiben. Ein bloßer Scan genügt dafür nicht: Wer eine Rechnung anschließend am eigenen Rechner ändern oder löschen kann, hat sie nicht sicher aufbewahrt. Dazu braucht es einen Speicher, der Änderungen technisch verhindert.
Sind Sie auch in Deutschland tätig, gelten zusätzlich die GoBD mit Fristen von acht bis zehn Jahren. Sie halten ausdrücklich fest, dass ein gewöhnliches Dateisystem nicht ausreicht.
Zwei Schutzebenen
Eine Ablage, aus der jeder alles löschen kann, erfüllt diese Anforderung nicht. PLD Pro schützt Belege deshalb auf zwei Ebenen.
In der Anwendung
Jeder Beleg erhält beim Ablegen das Ende seiner Aufbewahrungsfrist, abgeleitet aus Kategorie und Belegjahr. Löschen blendet ihn nur aus; die Datei bleibt erhalten, und jeder Schritt wird protokolliert.
Im Speicher
Zusätzlich sperrt der Speicher die Datei bis zum Fristende. Bis dahin kann sie niemand ändern oder löschen – auch ein Fehler in der Software nicht. Diese Sperre schalten Sie je Kategorie ein oder aus.
Bei Personalunterlagen ist die Sperre bewusst ausgeschaltet. Hier gilt das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO: Eine Bewerberin oder ein Bewerber kann verlangen, dass Sie die Unterlagen löschen. Eine Sperre würde das verhindern. Deshalb entscheiden Sie je Kategorie.
Nach Ablauf der Frist können Sie Belege endgültig löschen. Das ist ein eigener, protokollierter Schritt, der im Alltag nicht versehentlich geschieht.
Wo Ihre Daten liegen und wer sie sieht
Server in der EU
Die Server stehen in Lille (Frankreich) und Amsterdam (Niederlande). Der Hosting-Anbieter hat seinen Sitz in Kanada; das ist zulässig, weil die EU-Kommission Kanada als sicheres Drittland anerkennt (Art. 45 DSGVO). Kein US-Konzern ist beteiligt. Einzelheiten im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Nachvollziehbare Zugriffe
Zu jedem Beleg sehen Sie, wer ihn geöffnet hat – hilfreich, wenn jemand Auskunft nach Art. 15 DSGVO verlangt. Auch jede Änderung an Zugängen und Rechten wird protokolliert; diese Einträge lassen sich nicht ändern.
Tägliche Sicherung
Datenbank und Belege werden jede Nacht gesichert. Wie die Sicherung abläuft und wo ihre Grenzen liegen, beschreiben wir unter Sicherung und Export.
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