Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement für kleine Betriebe
PLD Pro ist ein einfaches Dokumentenmanagementsystem (DMS) für kleine und mittlere Betriebe in Österreich: Belege und Unterlagen ablegen, gesetzeskonform aufbewahren, im Volltext wiederfinden und an die Steuerberatung übergeben – ohne Einführungsprojekt.
Was ist ein DMS?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) legt Dokumente zentral ab, macht sie durchsuchbar und regelt, wer sie sehen und ändern darf. Für einen kleinen Betrieb kommt eine Aufgabe dazu: Belege und Verträge müssen gesetzeskonform aufbewahrt werden.
Was ein kleiner Betrieb von einem DMS braucht
Große Dokumentenmanagementsysteme sind für Konzerne mit mehrstufigen Freigaben und eigener IT gebaut. Ein Betrieb mit einer bis 25 Personen braucht meist weniger, aber das Wenige zuverlässig:
- Ablegen ohne Aufwand: Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Pläne per Foto, E-Mail oder Upload erfassen. PLD Pro liest den Text (Texterkennung/OCR) und schlägt Kategorie, Datum, Betrag und Belegnummer vor.
- Sicher aufbewahren: Jeder Beleg erhält seine Aufbewahrungsfrist nach § 132 BAO. In den Kategorien mit Sperre lässt er sich bis zum Fristende weder ändern noch löschen; jeder Zugriff wird protokolliert.
- Wiederfinden: Die Volltextsuche findet auch Text in Fotos und gescannten Seiten, nicht nur Dateinamen.
- Zusammenarbeiten: Zugriff je Kategorie und Rolle, dazu ein eigener, lesender Zugang für die Steuerberatung.
- Übergeben: ZIP-Archiv oder Buchungsdatei für BMD, RZL, dvo und DATEV.
Wo PLD Pro kein DMS ersetzt
PLD Pro ist eine Belegablage mit Aufbewahrungsschutz, kein Workflow-System. Wer mehrstufige Freigabeketten, eine Anbindung an ein ERP oder die Konfiguration durch eine eigene IT-Abteilung braucht, ist mit einem Enterprise-DMS besser bedient. Wer vor allem Belege und Verträge ordentlich, sicher und auffindbar ablegen will, braucht dafür kein Einführungsprojekt.
Was es kostet
Ein fester Monatspreis pro Betrieb, nicht pro Person: ab 29 € netto im Monat, jede Funktion in jedem Paket, 30 Tage kostenlos testen, monatlich kündbar. Die Server stehen in Frankreich und den Niederlanden. Alle Preise
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