Ratgeber
Ist Dropbox revisionssicher?
Kurz gesagt: nein. Nicht, weil Dropbox eine schlechte Dateiablage wäre, sondern weil „revisionssicher“ etwas anderes verlangt, als eine Dateiablage leisten soll.
Veröffentlicht am , zuletzt geändert am
Was „revisionssicher“ bedeutet
Hinter dem Begriff stehen fünf Eigenschaften, die eine Ablage für Belege erfüllen muss:
- Vollständig: Kein Beleg fehlt, keiner verschwindet unbemerkt.
- Unveränderbar: Ein abgelegter Beleg lässt sich weder ändern noch löschen – weder versehentlich noch durch einen Administrator.
- Nachvollziehbar: Ein Protokoll hält fest, wer wann auf welchen Beleg zugegriffen hat.
- Auffindbar: Ein Beleg lässt sich in kurzer Zeit wiederfinden, statt nur irgendwo vorhanden zu sein.
- Für die gesamte Frist verfügbar: in Österreich meist sieben Jahre; mehr dazu im Ratgeber Aufbewahrungsfristen in Österreich.
Woran ein gewöhnlicher Ordner scheitert
Dropbox, OneDrive und Google Drive lösen eine andere Aufgabe sehr gut: Sie speichern Dateien und gleichen sie zwischen Geräten ab. Für Belege fehlt ihnen jedoch eine Sperre – jede Person mit Schreibrecht kann eine Datei ersetzen oder löschen. Eine Versionsliste ändert daran nichts; sie ist ein Komfort, kein Schutz. Die deutschen GoBD halten ausdrücklich fest, dass ein gewöhnlicher Ordner nicht genügt.
Dropbox oder Ordner
- Dateien lassen sich jederzeit ändern oder löschen
- Keine Aufbewahrungsfrist
- Die Suche hängt von Dateiname und Ordnerstruktur ab
- Kein Protokoll der Zugriffe
Revisionssicheres Archiv
- Sperre gegen Änderung bis zum Fristende
- Die Frist wird für jeden Beleg berechnet
- Die Suche findet auch Text in Fotos und Scans
- Jeder Zugriff wird protokolliert
Was das praktisch bedeutet
Für Entwürfe und alles, was nicht aufbewahrt werden muss, ist Dropbox weiterhin gut geeignet. Für Rechnungen und Verträge brauchen Sie dagegen eine echte Sperre. Zum ausführlichen Vergleich
Der Wechsel ist kein großes Projekt: Sie laden Ihre Ordner als ZIP-Archiv hoch, ohne eine Datei einzeln anzufassen. So gelingt der Wechsel
Vom Ordner zum sicheren Archiv
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