Ratgeber
Aufbewahrungsfristen in Österreich
Sieben Jahre – diese Zahl kennen die meisten, und sie stimmt fast immer. Aber nicht immer. Und digital aufzubewahren heißt mehr, als eine Datei irgendwo abzulegen.
Veröffentlicht am , zuletzt geändert am
Die gesetzliche Grundlage: § 132 BAO
In Österreich regelt § 132 BAO die Aufbewahrung. Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege – Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Zahlungsbelege – sind in der Regel sieben Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, zu dem der Beleg gehört, nicht mit dem Rechnungsdatum.
In manchen Fällen gilt eine längere Frist, etwa für Unterlagen zu Grundstücken, solange ein Verfahren wie eine Betriebsprüfung anhängig ist, oder wenn ein anderes Gesetz mehr verlangt. Die Faustregel „sieben Jahre, dann weg“ ist deshalb riskant.
Was digitale Aufbewahrung bedeutet
Belege dürfen digital aufbewahrt werden; ein Papierordner ist keine Pflicht. Sie müssen jedoch vollständig, geordnet und lesbar bleiben und inhaltlich dem Original entsprechen. Drei Punkte werden dabei häufig übersehen:
- Ein Scan allein genügt nicht. Wer eine eingescannte Rechnung am eigenen Rechner überschreiben oder löschen kann, hat sie digitalisiert, aber nicht unveränderbar aufbewahrt.
- Geordnet heißt auffindbar. Ein Ordner mit zehntausend gleich benannten PDF-Dateien ist vollständig, hilft bei einer Prüfung aber nicht weiter.
- Die Frist läuft für jeden Beleg einzeln. Ein Beleg aus dem laufenden Jahr und einer aus dem siebten Jahr davor haben unterschiedliche Enddaten, auch wenn beide in derselben Kategorie liegen.
Für Geschäfte mit Deutschland: die GoBD
Sind Sie auch in Deutschland tätig oder rechnen Sie mit deutschen Partnern nach deutschem Recht ab, gelten zusätzlich die GoBD mit Fristen von acht bis zehn Jahren. Sie halten ausdrücklich fest, dass ein gewöhnlicher Ordner nicht genügt. Mehr dazu im Ratgeber Ist Dropbox revisionssicher?
Wie PLD Pro das umsetzt
Jeder Beleg erhält beim Ablegen das Ende seiner Aufbewahrungsfrist, abgeleitet aus Kategorie und Belegjahr. Löschen blendet ihn nur aus; Datei und Protokoll bleiben erhalten. Zusätzlich sperrt der Speicher die Datei bis zum Fristende – diese Sperre schalten Sie je Kategorie ein. Mehr dazu unter Sicherheit und Recht.
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