Belege fotografieren: Darf das Papier weg?

Was das Gesetz erlaubt

§ 132 BAO lässt zu, dass Unterlagen auf Datenträgern aufbewahrt werden. Voraussetzung ist, dass die Wiedergabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu gewährleistet ist. Ein Papierordner ist also keine Pflicht. Wie lange die Frist läuft, steht im Ratgeber Aufbewahrungsfristen in Österreich.

Worauf es beim Foto ankommt

• Lesbar und vollständig: alle Seiten, alle Ränder, scharf genug, dass Beträge, Datum und Aussteller eindeutig zu lesen sind.
• Zeitnah: am besten gleich, solange der Beleg noch zur Hand ist. Kassabons auf Thermopapier verblassen mit der Zeit, spätestens dann ist das Foto der einzige Nachweis.
• Geschützt vor Änderung: ein Foto im Telefon oder in einem gewöhnlichen Ordner lässt sich ersetzen oder löschen. Erst eine Sperre bis zum Fristende macht daraus eine Aufbewahrung. Mehr dazu im Ratgeber Ist Dropbox revisionssicher?
• Auffindbar: Datum, Betrag und Kategorie müssen erfasst sein, sonst ist der Beleg vollständig vorhanden und bei einer Prüfung trotzdem nicht zu finden.
• Jederzeit wieder lesbar: auch nach Jahren und unabhängig von einem bestimmten Gerät oder Anbieter, etwa durch einen vollständigen Export.

Wann Sie das Original behalten sollten

Für gewöhnliche Eingangsbelege, Rechnungen und Lieferscheine gilt das Foto in der Regel als Aufbewahrung, wenn die Punkte oben erfüllt sind. Das Bild selbst muss erhalten bleiben; der per Texterkennung ausgelesene Text allein genügt nicht. Auf Verlangen der Abgabenbehörde müssen Sie die Unterlagen lesbar machen und Ausdrucke bereitstellen können. Bei Originalurkunden, etwa Verträgen mit besonderer Form oder Unterlagen, die Sie im Streitfall im Original vorlegen müssen, sollten Sie das Papier zusätzlich behalten. Fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung.

So geht es mit PLD Pro

Sie fotografieren den Beleg oder leiten ihn per E-Mail weiter. PLD Pro liest den Text, schlägt Kategorie, Datum, Betrag und Belegnummer vor und bewahrt ihn bis zum Fristende gegen Änderung gesperrt auf (in den Kategorien mit Sperre). Jeder Zugriff wird protokolliert, und Sie können Ihren gesamten Bestand jederzeit selbst exportieren. Alle Funktionen